Política de privacidad, protección y tratamiento de datos de la agremiación inmobiliaria de Colombia AICOL

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013 y comprometidos con la privacidad, protección y tratamiento de los datos personales de nuestros afiliados, clientes, aliados estratégicos, colaboradores y proveedores de bienes y servicios profesionales, AGREMIACIÓN INMOBILIARIA DE COLOMBIA como sigla AICOL, establece esta política de privacidad para la privacidad, tratamiento y  tratamiento  de datos.

  1. ALCANCE

Esta Política de privacidad, protección y tratamiento de datos se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de AICOL.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento de los datos personales será LA AGREMIACIÓN con domicilio en la ___________________________, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Correo electrónico contacto@aicol.org

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, Pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

a) PRINCIPIO DE LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, AICOL se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos. AICOL deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por parte de AICOL se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: LA AGREMIACIÓN está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

5. GENERALIDADES

a) Bases de datos: AICOL ha definido sus bases de datos de acuerdo con las características del Público que atiende y accede a la plataforma: afiliados, clientes, colaboradores y proveedores de bienes y servicios profesionales, cada base de datos se registra de forma independiente en el sistema de información y tiene establecida claramente su finalidad.

b) Tratamiento de la información personal: El tratamiento de la información tiene tres niveles:

1. Ingreso de los registros.

2. Solicitud de la autorización o no de su tratamiento.

3. Autorización del uso de los datos personales, para las finalidades descritas tanto en la política como en la autorización.

6. USO: El uso que AICOL le dará a la información que suministra el titular, será únicamente para los fines descritos a continuación:

a. Informativos. Para dar a conocer los temas relacionados con el servicio.

b. Publicitarios: Para promocionar productos o servicios que se implementen.

c. Comerciales: Para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales existentes con los grupos de interés.

d. Formativos: Para dar a conocer los eventos académicos, publicaciones que se realicen.

e. Almacenamiento: El almacenamiento de la información se realizará de manera electrónica, en formatos PDF o la que se estime conveniente.

f. Circulación: El flujo de la información contenida en la base de datos, sólo puede ser utilizada dentro de AICOL para los fines que se recolectó, tal como está descrito en la Política de Tratamiento de la Información Personal, bien sea para temas informativos, publicitarios, comerciales y formativos, ya que está expresamente prohibido transferir información contenida en las bases de datos, a terceros no autorizados.

g. Supresión: La eliminación de la información suministrada por parte del titular que se encuentre en las bases de datos de AICOL, se hará, cuando éste expresamente lo solicite, indicando de manera expresa que no le interesa recibir ninguna clase de comunicación, y que desea que no continúe con el tratamiento de sus datos.

h. Reportes: El reporte de novedades debe hacerse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Ello está a cargo del oficial de protección de datos, el cual tiene como finalidad reportar las novedades de los reclamos presentados por los titulares y los incidentes de seguridad que afectan la información personal.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de AICOL, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

• Conocer los datos personales sobre los cuales AICOL está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a AICOL para el Tratamiento de sus datos personales.

• Ser informado por AICOL, previa solicitud, respecto del uso que ésta les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

• Solicitar a AICOL la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 7 de esta política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y AICOL, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

8. DEBERES DE AICOL

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la entidad los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar Únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o) AICOL hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre de datos personales.

9. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio Público de las bases de datos   sujetas   a   Tratamiento   que   operan   en   el   país   y   será   administrado   por   la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, AICOL  aportará  a  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio  las  bases  de  datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

10. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

11. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

LA AGREMIACIÓN en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.aicol.org

12. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

13. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición AICOL.

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro. En cualquier caso, los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos

14. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento para los datos personales indispensables de afiliados, clientes, aliados estratégicos, colaboradores y proveedores de bienes y servicios profesionales, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la AGREMIACIÓN INMOBILIARIA DE COLOMBIA,  serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión gremial en el sector inmobiliario.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea gremial, política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular;

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

f) El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza Pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

1. que respondan y respeten el interés superior de niños, niñas y adolescentes.

2. que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. En caso de ser necesario, AICOL velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de niños, niñas o adolescentes.

15. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

16. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN.

AICOL establece como canales de comunicación con los titulares:

• Correo electrónico: contacto@aicol.org (Para atención de consultas y reclamos).

• Dirección Física: _____________________________ en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia (para atención de consultas y reclamos).

17. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Los titulares de los datos personales que están siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por AICOL, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

17.1 Atención y respuesta a peticiones y consultas:

El titular podrá solicitar a AICOL, a través de los medios autorizados lo siguiente:

• Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento.

• Solicitar la autorización a AICOL para el tratamiento de sus datos personales.

• Información respecto del uso que se le ha dado por parte de AICOL a sus datos personales.

Los medios autorizados para la presentación de peticiones y consultas:

• Comunicación dirigida a AICOL, al área administrativa _______________________________ en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

• Solicitud enviada al correo electrónico: contacto@aicol.org

Atención y respuesta por parte de AICOL:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender  la  petición  o  consulta  dentro  de  dicho  término,  se  informará  al  interesado, expresando  los  motivos  de  la  demora  y  señalando  la  fecha  en  que  se  atenderá  su petición  o  consulta,  la  cual  en  ningún  caso  podrá  superar  los  diez  (10)  días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17.2. Atención y respuesta por parte del AICOL:

El Titular podrá solicitar a AICOL, a través de los medios autorizado lo siguiente:

• La corrección o actualización de la información.

• La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.

• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Los medios autorizados para la presentación de quejas y reclamos:

Comunicación dirigida a AICOL, al área administrativa ____________________________________ en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.

• Solicitud enviada al correo electrónico: contacto@aicol.org

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender  la  petición  o  consulta  dentro  de  dicho  término,  se  informará  al  interesado, expresando  los  motivos  de  la  demora  y  señalando  la  fecha  en  que  se  atenderá  su petición  o  consulta,  la  cual  en  ningÚN  caso  podrá  superar  los  diez  (10)  días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE

En relación con la administración de datos personales se aplicará la ley General 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda la ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios y consulta y reporte a centrales de riesgo y los demás que la reglamenten.

19. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación, se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro de AICOL el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la política.

La versión aprobada de esta política se publicará en la página oficial de AICOL.

Es un deber de los afiliados, clientes, aliados estratégicos, colaboradores y proveedores de bienes y servicios profesionales conocer esta política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

La presente política de protección de datos personales fue aprobada el día 25 de enero de 2021.

Se informa que esta política aprobada se encuentra en su primera versión.